e-İrsaliye kesmek için gönderici ve alıcının e-irsaliye uygulamasına kayıtlı olması gerekir. Şayet taraflardan biri e-İrsaliye kullanıcısı değilse, e-arşiv fatura veya sevk irsaliyesi düzenlenir.

• e-İrsaliye uygulamasıyla sevk irsaliyelerinizi elektronik ortamda oluşturabilir, alıcıya, saniyeler içinde gönderebilirsiniz.
• Alıcıya anlık olarak iletilen e-İrsaliye sayesinde; hatalı ürün, red, kabul, iade, vs. durumlarında, daha hızlı mutabakat sağlarsınız.
• e-İrsaliye sistemi sayesinde, kaybolma ya da yeniden gönderim gibi maliyetler ile karşılaşmazsınız.
• Kağıt, baskı, kargo, saklama ve iş gücü maliyetlerinden tasarruf sağlar, böylece iş süreçlerinizi hızlandırırsınız.
• Elektronik ortamda oluşturduğunuz e-İrsaliyelerinize saniyeler içinde erişebilir, operasyonel verimliliğinizi arttırırsınız.
• Yalnızca araç plakası ya da sürücü kimlik bilgileriyle; ürün, alıcı firma ve diğer bilgilere kolayca ulaşırsınız.
• İşletmenizdeki mevcut muhasebe sistemlerinize kolayca entegre edebilirsiniz.
• Raporlama işlemlerini daha kolay ve hızlı gerçekleştirebilirsiniz.
• e-İrsaliye sayesinde verileriniz 10 yıl boyunca güvenle saklanır. Ayrıca istediğiniz bilgiye anında erişim sağlarsınız.
• e-İrsaliyeler, ekonomiye sağladığı faydalarla birlikte kağıt kullanımını da ortadan kaldırdığı için çevre dostudur.

e-İrsaliye belgesinin iptali söz konusu değildir. Bununla birlikte malın fiili sevkinden önce, malın muhteviyatının ya da alıcının hatalı olduğunun tespiti durumunda, alıcı tarafından e-İrsaliye muhteviyatının tamamına "irsaliye yanıtı" ile "red" yanıtı verilebilir.

e-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır? e-İrsaliye Başvuru Formu

e-İrsaliye'ye geçme zorunluluğu getirilenlerle, gönüllü olarak dahil olmak isteyenlerin e-İrsaliye uygulamasını kullanabilmeleri için öncelikle e-Fatura'ya kayıtlarının olması gerekir.

e-Fatura'ya dahil olanların e-İrsaliye uygulamasını kullanma yöntemleri e-Fatura uygulaması ile aynıdır.

Malın tesliminde e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenlenir ve düzenleme tarihinin yanında saat ve dakikası yazılırsa ayrıca belge üzerinde "İrsaliye yerine geçer" ibaresi eklenirse e Fatura ve e-Arşiv Fatura, sevk irsaliyesi yerine geçer.

Ayrıca matbu çıktısının satıcı ya da yetkili tarafından imzalanması gerekmektedir. Bu tür durumlarda ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek yoktur.

Teknik altyapı yetersizliği Nedeniyle e-İrsaliye yerine sevk irsaliyesi düzenlenebilir mi?

Bu gibi durumlarda kağıt Sevk İrsaliyesi ve e irsaliye aynı zamanda düzenlenir. Düzenlenen matbu sevk irsaliyesinde e-irsaliye'ye ait belge no ve belge düzenleme tarihi, saat ve dakika olarak yazılır.

Ayrıca, malın fiili sevki esnasında düzenlenebilecek matbu sevk irsaliyesinin bulunmaması durumunda, sevkiyatı sağlayan kişi veya kuruma belgenin dijital ortamda gösterimine imkan sağlayacak gerekli bilgilerin paylaşılması gerekmektedir. Söz konusu sevk irsaliyesinde "e-irsaliyesi ayrıca düzenlenmiştir." ibaresinin yazılması zorunludur.

e-İrsaliye'nin avantajları nelerdir?

1. e-İrsaliye sistemi, firmaların kağıt, kargolama ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır ve verimliliği artırır.
2. Elektronik ortamda saklandığı için kaybolma riski ortadan kalkar.
3. İşçilik maliyetinden tasarrufu sağlar
4. Zamandan kazanılır
5. Teslimat esnasında olabilecek hataların, elektronik ortam sayesinde güvenilir ve hızlı biçimde takip edilmesini sağlar.
6. e-İrsaliye ile alıcıya anlık iletilen bilgiler sayesinde kabul, red ve iade işlemlerinde hızlı mutabakat sağlanır.
7. Her yerden kolay ve hızlı erişim sağlarsınız.
8. e-İrsaliye, dijital ortamda 10 yıl boyunca güvenle saklanır. Dolayısıyla fiziksel ortamda saklama ihtiyacınız ortadan kalkar ve saklama alanından da tasarrufu sağlar.
9. Dijital arşivleme ile 10 yıllık irsaliyelerinize tek tıkla, hızlı ve kolayca ulaşabilirsiniz.
10. Muhasebe sistemlerine entegre edilen e-İrsaliye ile tüm irsaliye süreçlerinizi tek bir yerden yönetebilirsiniz.
11. Doğa dostudur. Kağıt israfından karbon salınımına kadar tabiata zararlı bir çok unsuru ortadan kaldırarak ekosisteme katkı sağlar.

e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükelleflerin düzenleyecekleri tüm sevk irsaliyelerinin e-İrsaliye olarak düzenlenmesi, uygulamaya kayıtlı mükelleflerden alınan mallar karşılığında düzenlenecek irsaliyelerin de yine e-İrsaliye olarak alınması zorunludur.

Ancak bununla birlikte sadece 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile açıklanan hallerde (elektronik belgelerin kağıt ortamda düzenlenebileceği haller, 509 SN VUK GT. V.7. bölümde açıklanmıştır) matbu sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve alınması da mümkün bulunmakta olup, bu durumun süreklilik arz etmemesi gerekmektedir. Ayrıca mezkûr Tebliğde açıklanan bu durumun gerektiğinde mükellef tarafından tevsik edilmesi gerektiği tabiidir. Bu tür durumlarda matbu sevk irsaliyesi düzenlenerek sevkiyat işlemlerine başlanabilecektir.

Akaryakıt Sektöründe Faaliyet Gösteren Mükelleflerin e-İrsaliye uygulamasına geçiş zorunluluğu

Gelir İdaresi Başkanlığınca e-Belge uygulamalarının kapsamını genişleten 19/10/2019 tarihinde 509 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği yayımlanmıştır.

Genel Tebliğin Başkanlığımıza verdiği yetki çerçevesinde; Genel Tebliğde yapılan düzenlemeler ile uygulama kapsamında Başkanlığımıza iletilen ve özellik arz eden hususları açıklığa kavuşturmak ve e-İrsaliye uygulamasının daha kolay anlaşılmasını sağlamak üzere 29/02/2020 tarihinde ebelge.gib.gov.tr adresinde "e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu" da yayınlanmış bulunmaktadır. Söz konusu kılavuza (https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Irsaliye_Uygulama_Kilavuzu.pdf) adresinden de ulaşabilmektedir.

Bu düzenleme kapsamında Özel Tüketim Vergisi Kanunu'na ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle EPDK'dan lisans alan tüm mükellefler rafineriler, dağıtım şirketleri, depolama şirketleri, akaryakıt istasyonu bayiler ve diğer lisans sahipleri) 01.07.2020 tarihine kadar e-İrsaliye uygulamasına geçmek ve bu tarihten itibaren (bu tarih dâhil) düzenleyecekleri tüm sevk irsaliyelerini e-İrsaliye olarak düzenlemek zorundadır.

Ayrıca yukarıda belirtilen mükelleflerden, 01.01.2020 tarihinden itibaren (bu tarih dahil) işe başlayacak olanlar için e-İrsaliye uygulamasına geçme zorunluluğu, söz konusu işlemlerin gerçekleştirildiği ayı izleyen dördüncü ayın başından itibaren başlayacaktır. e İrsaliye uygulamasına dâhil olan mükellefler, uygulamaya dâhil oldukları tarihin içinde bulunduğu ayın sonuna kadar söz konusu belgeleri kâğıt ortamda da düzenleyebilirler. Ancak aynı işlem için "e-İrsaliye" veya kâğıt ortamdaki "sevk irsaliyesi" belgelerinden sadece birinin düzenlenmesi gerekmektedir.

Mükelleflerimiz e-İrsaliye uygulamasından, e-Fatura uygulamasından yararlandıkları yöntemden farklı bir yöntemle, özel entegratör yönteminden yararlanıyor olmaları halinde ise e-Fatura uygulaması kapsamında hizmet aldıkları özel entegratörden farklı bir özel entegratör ile yararlanabilirler.

e-İrsaliye Uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükelleflerin, mezkur Genel Tebliğ'de açıklanan süreler içerisinde ilgili başvurularını yapmaları ve uygulamaya dâhil olarak belirtilen tarihlerden itibaren irsaliye belgelerini kağıt (matbaa baskılı) belge yerine elektronik belge olarak e-İrsaliye düzenlemeleri, 213 Sayılı Vergi Usul Kanununda yer alan cezai hükümlerin uygulanmaması bakımından önem arz etmektedir.

Gübre Takip Sistemine Kayıtlı Mükelleflerin e-İrsaliye Geçiş Zorunluğu

Tarım ve Orman Bakanlığınca gübre üretim ve tüketiminin kayıt altına alınmasına yönelik oluşturulan Gübre Takip Sistemi'ne kayıtlı kişiler,1 Temmuz 2020 tarihine kadar e-irsaliye geçiş yapmak zorundalar.
1 Ocak 2020 tarihinden sonra Gübre Takip Sistemine dahil olanlar, söz konusu işlemlerinin gerçekleştirildiği ayı izleyen dördüncü ayın başından itibaren e -İrsaliye geçiş yapacaklar.

e-İrsaliye Arşivleme ve İbraz Etme Yükümlülüğü

e-İrsaliye mükellefleri, elektronik irsaliyelerini ve yanıtlarını, 10 yıl boyunca muhafaza etmek ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.